Perancangan Sistem Informasi E-Arsip Polsek Hamparan Perak Berbasis Android

Abstract

Pengelolaan arsip merupakan salah satu hal penting yang harus ada pada suatu lembaga atau instansi pemerintah seperti Polsek Hamparan Perak. Akan tetapi masih sering terjadi kendala dalam pengelolaan arsip yang dilakukan oleh lembaga atau instansi pemerintah tersebut karena masih banyak yang melakukan pengelolaan arsip secara manual, khususnya pengelolaan arsip yang ada di Polsek Hamparan Perak sekarang yang merupakan unit pelaksana teknis jasa keamanan di bawah naungan pemerintah. Unit pelaksana pengelolaan arsip pada Polsek Hamparan Perak ditangani oleh humas. Kemudian bagian humas akan memeriksa berkas surat masuk dan surat keluar, setelah itu bagian humas akan mencocokan surat berdasarkan no surat dan jenis surat dan dimana bagian humas masih menulis data surat masuk dan surat keluar di buku agenda. Hal ini tentunya tidak efektif dan efisien, mengingat jumlah frekuensi surat yang diproses setiap harinya mungkin tidak hanya satu surat saja. Prosedur yang diterapkan pada pengarsipan surat di Polsek Hamparan Perak dimulai dari pembuatan, penerimaan hingga penyimpanan surat masih dilakukan secara manual. Penyimpanan atau dokumentasi surat masuk dan surat keluar hanya berupa penulisan pada buku besar dan penyimpanan dokumen masih dalam bentuk hardcopy. Selain itu pada pencarian dokumen lama juga mengalami kesulitan sebab harus membuka terlebih dahulu data-data lama dan mencarinya satu persatu.